In 7 borden je leven op orde

In deze blog vertel ik wat ik ‘fout’ deed toen ik voor het eerst Trello ging gebruiken en wat ik anders heb gedaan om nu niet meer zonder te willen.”

Is Trello wel zo’n handige tool?

Veel apps hebben de intentie om je leven een beetje makkelijker te maken. Apps om mobiel te bankieren, apps om digitaal je boodschappen te bestellen, apps die je begeleiden bij het sporten. Heel handig allemaal, vind ik. Maar er zit ook een keerzijde aan. Het zorgt ook voor overwhelm en voor het gevoel van nóg een app die je bij moet houden.

te veel apps

Dat is een opmerking die ik soms ook hoor rondom het gebruik van Trello. “Het ziet er heel handig uit, maar dan moet ik nóg een app bijhouden.” En dat klopt inderdaad. Je moet de informatie in Trello steeds bijwerken om het actueel te houden. Maar het idee is dat de moeite van die inspanning (veel) minder is dan het resultaat dat het je oplevert: overzicht op je to do’s waardoor je rust hebt in je hoofd.

Heb jij het andersom? Dat het meer moeite kost om Trello bij te houden dan dat het je oplevert? Dan is het wellicht niet de tool voor jou. Of…. Misschien wel, maar is er een handigere manier om Trello in te zetten. In deze blog vertel ik wat ik ‘fout’ deed toen ik voor het eerst Trello ging gebruiken en wat ik anders heb gedaan om nu niet meer zonder te willen.

Voordat ik dat uit de doeken doe… Als je niet (precies) weet wat Trello is, maar nu wel benieuwd bent omdat je ook overzicht wil op je to do’s, lees dan de blog “Wat is Trello?”. Zoals de titel al doet vermoeden leg ik daarin uit wat Trello is en voor wie het handig is om te gebruiken.

Of ben ik niet zo handig?

Ok, terug naar wat er fout ging 😃

Iets waar ik wel vaker last van heb, ik wilde het te snel, te veel, te goed doen. Ik zag dat de app bestond uit borden, lijsten en kaartjes. Dus ik ben meteen heel enthousiast begonnen met bedenken welke borden ik nodig had. Om vervolgens alle to do’s als kaartjes op die borden te plaatsen. Ging best lekker zo vond ik zelf.

Totdat ik het ook daadwerkelijk ging gebruiken. Ik had een hele onoverzichtelijke indeling gemaakt. Ik wilde in één oogopslag kunnen zien welke taken ik nog open had staan. Maar dat lukte niet, want ik had die informatie op verschillende plekken in Trello gezet. Om alsnog overzicht te hebben nam ik informatie uit Trello over op papier. Ik keek in Trello op de verschillende plekken die ik nodig had, schreef de informatie handmatig op en gebruikte tijdens m’n werkdag die aantekeningen om m’n taken bij te houden. Aan het eind van m’n werkdag verwerkte ik de updates weer vanaf papier in Trello.

Of niet… Ik kon ook een paar dagen Trello niet bijhouden, dan hield ik alles bij op papier. Omdat ik geen zin had om Trello erbij te pakken. Of simpelweg omdat ik er niet aan dacht doordat het nog geen gewoonte was. Dan verwerkte ik aan het eind van de week alsnog alles in Trello. Want ja, als je Trello gebruikt, moet alles daar wel in staan natuurlijk. Op die manier werd Trello voor mij ook nóg een tool die ik bij moest houden. Een extra taak eigenlijk. Het leverde me in feite niks op; niet het gewenste overzicht. Maar het kostte me wel tijd om het steeds up-to-date te houden en de informatie op papier te zetten. Achteraf doet het me denken aan de uitspraak:

A fool with a tool is still a fool

a fool with a tool is still a fool

Ik heb nog wel een poging gedaan. Ik had een idee om Trello op een andere manier in te richten. Maar dat kostte best wat tijd. Omdat ik in het begin meteen al alles erin had gezet, had ik nu veel informatie om over te zetten naar m’n nieuwe indeling. Ik redde het dan ook niet om dat allemaal in één keer te doen. Met als gevolg dat een deel van de informatie nog in m’n oorspronkelijke lijsten stond en een deel al in de nieuwe indeling. En ik volledig de weg kwijt was. Exit Trello.

Keep it stupid simple

Gelukkig heb ik het een paar maanden later een tweede kans gegeven. Ik zag bij Daniëlle hoe zij Trello had ingericht en hoe het voor haar een soort persoonlijk dashboard is geworden. Dat resultaat zag er zo verleidelijk uit dat ik besloot om er nogmaals de tijd en moeite in te investeren.

Twee grote verschillen met de eerste keer? Ik wist vooraf beter hoe de app werkt, door m’n eerdere ervaring. En vooral: ik heb niet meteen álles erin gezet. Ik ben begonnen met één bord. Daarmee heb ik ervaren wat ik wel handig vind en wat niet.

Met die ervaring ben ik steeds meer gaan toevoegen, op een manier die werkt voor mij. En inmiddels is Trello ook voor mij uitgegroeid tot een persoonlijk dashboard.

Tot slot dan nog de relatie tussen dit verhaal en de titel van deze blog “In 7 borden je leven op orde”? Sowieso klinkt de titel lekker catchy 😃 Maar de link is vooral dat de 7 borden ook symbool staan voor eenvoud. Dat is namelijk niet alleen een goed advies als je net begint. Het is altijd van toepassing: houd het simpel, houd het overzichtelijk. Als je wil dat Trello voor je werkt, denk dan goed na hoe je jouw informatie erin gaat verwerken. Vaak heb je geen 38 borden nodig. Probeer 7 als richtlijn aan te houden. Heb je meer nodig? Dan is het goed om te kijken of het eenvoudiger kan. Zo zorg je ervoor dat Trello voor je werkt en dat het geen taak wordt die je óók nog moet doen.

Cursus Trello

Heb je hulp nodig om Trello in te richten voor eigen gebruik? Of werk je met je team in Trello en wil je in 7 borden je team op orde? Bekijk dan hier ons aanbod aan Trello cursussen om te zien welke het beste past bij wat jij nodig hebt.

Ik ben er heel blij mee dat het me gelukt is om m'n tijd en energie in te delen zoals het bij mij past en dat ik daardoor zoveel rust ervaar. Ik wil mijn inzichten daarover graag doorgeven, zodat anderen dit ook kunnen ervaren.