Wat is Trello?

Wat is Trello?

Misschien heb je de term “Trello” wel eens voorbij horen komen in een gesprek en vraag je je af “Trello: Wat is dat nou eigenlijk?”. Lees dan vooral verder. Want in deze blog leg ik je uit wat Trello is en voor wie Trello handig is om te gebruiken.

Trello is…. een digitale tool

Veel ingewikkelder dan dat is het eigenlijk niet. Je kan Trello gebruiken als een app op je computer en op je telefoon. Met een paar klikken maak je hier zelf een gratis account aan. Het doel van de app is om overzicht te bieden op je taken en projecten. Zo kan je makkelijk zien wat je nog moet doen, waar je mee bezig bent en wat je al af hebt. En eventueel ook voor welke taken je nog wacht op input van iemand anders.

 

Trello werkt met borden, lijsten en kaarten. Hieronder zie je een voorbeeld.

 

wat is trello

Dit is een bord om een vakantie te plannen. De vier rijen of kolommen die je op het bord ziet heten lijsten. Hierboven zie je dus de lijsten TO DO, Mee bezig, Done en In afwachting. Een lijst is dan weer opgebouwd uit kaarten. Op die kaarten kan je allerlei informatie kwijt, zoals een deadline, een checklist een gedetailleerde beschrijving, etc. Als je een kaart aanklikt krijg je de volledige informatie op die kaart te zien.

En wat handig is: je kan een kaart ‘oppakken’ en in een andere lijst zetten. Dus als je  een taak hebt uitgevoerd zet je die makkelijk in de lijst Done. Je kan zelfs instellen dat je confetti op je scherm krijgt als je een kaartje in de Done-lijst zet. Geeft mij zelf een erg voldaan gevoel 😊

Klinkt simpel toch? Is het ook! Dat is mede waarom ik fan ben van Trello: het is heel gebruiksvriendelijk. Een kind kan de was doen, zou mijn natuurkunde leraar van de middelbare school zeggen. Maar voor wie is het dan handig om Trello te gebruiken? Ga ik je vertellen.

Voor wie is Trello handig?

Trello is oorspronkelijk ontwikkeld voor teams, om gezamenlijke projecten te kunnen beheersen. Daar is het zeker handig voor, kom ik zo op terug. Maar, ik ben zelf begonnen met Trello voor persoonlijk gebruik.

Ik heb al sinds jaar en dag diverse projecten die tegelijk lopen. Wel steeds andere, ik rond soms iets af. Maar dus wel altijd meerdere tegelijk. In den beginnen hield ik al m’n TO DO’s bij op papier. Per project een kopje, alle acties daaronder en afstrepen wat was afgerond. En dat werd langzaamaan steeds onoverzichtelijker. Het was niet makkelijk te zien welke acties al waren doorgestreept en welke niet. Er was niet meer genoeg ruimte voor nieuwe acties. En er zat geen logische volgorde meer in de acties. Als ik me er té erg aan stoorde maakte ik een nieuwe lijst, waar ik alleen de openstaande acties op mee nam. En die gebruikte ik totdat ook dat een rommeltje werd.

Trello voor overzicht op TO DO’s

Het was voor mij al een stap vooruit toen ik besloot om Excel te gaan gebruiken. Veel makkelijker om een digitale takenlijst op orde te houden en het overzicht te bewaren. Wat ik miste was vooral dat ik Excel niet altijd bij de hand had op het moment dat ik updates wilde doorvoeren. Dus nieuwe taken erin zetten, extra informatie toevoegen of taken afstrepen. Dat deed ik op een later moment, maar dan was ik toch af en toe al wat vergeten. En, ik bleef ook een beetje stoeien met de indeling. Bij sommige acties wilde ik meer informatie kwijt, maar dan werd m’n lijst zo lang en miste ik dat ik in één oogopslag alles kon zien.

Daar zijn vast oplossingen voor, want Excel kan veel. Maar voor mij was de oplossing om over te stappen naar Trello. Ik zag het destijds bij Danielle (jaja, die andere van Think Outside) en die liet mij zien wat je er allemaal mee kan en waar zij het voor gebruikt. Ik was meteen verkocht! 

Trello als persoonlijk dashboard

Inmiddels gebruik ik Trello voor veel meer dan alleen m’n zakelijke TO DO’s. Ik gebruik het ook privé voor al m’n TO DO’s. En ik heb bijvoorbeeld ook een bord dat “inspiratie” heet. Als ik tips hoor over een interessant boek, een leuke podcast, een goed restaurant, noem maar op, dan komt dat allemaal op m’n inspiratie bord. Ik betrek ook anderen erbij. Zo ben ik ceremoniemeester voor een bruiloft en hebben we een Trello bord om alles rondom de bruiloft te plannen. Ik ben recent met een aantal vriendinnen naar Marbella geweest en ook wij hadden een Trello bord. We hadden niet zo veel TO DO’s, maar we gebruikten het voor praktische informatie zoals vluchttijden, info over de autoverhuur, of je wel of niet zelf handdoeken mee moest nemen (hoefde niet). En ook voor leuke ideeën voor activiteiten in de omgeving (waarbij ik eerlijk moet bekennen dat het bij ideeën gebleven is) en leuke restaurantjes (die zijn dan weer wel gebruikt).

trello vakantieplanner

Trello voor teams

En natuurlijk gebruik ik Trello inmiddels ook zoals het oorspronkelijk bedoeld is: om gezamenlijke projecten te beheersen. Danielle en ik hebben diverse Trello borden die we gebruiken om onze gezamenlijke TO DO’s te plannen.

Een groot voordeel van Trello is dat je veel informatie mee kan geven aan een kaartje. Ik noemde al eerder dat je er deadlines, checklists en gedetailleerde beschrijvingen op kwijt kan. Als je samenwerkt op een bord kan je ook leden toekennen aan een kaart: dus wie moet de actie uitvoeren. Je kan op de kaart berichten sturen aan elkaar. Dus in plaats van via de mail of whatsapp kan je direct bij de actie zelf een bericht sturen. Je kan bestanden toevoegen aan een kaart, bijvoorbeeld een mail of een offerte. Of je kan er links naar andere bronnen plaatsen.

Een tweede voordeel is dat wijzigingen op een bord direct zichtbaar zijn voor alle gebruikers. Ook voor jezelf. Als je een wijziging doet op je telefoon is die ook meteen zichtbaar op je computer. En ook bij anderen op hun telefoon en computer Je kan zo dus altijd beschikken over de meest recente status.

Conclusie?

Als je handig gebruik maakt van Trello kan je alle informatie erin kwijt. Zowel zakelijk als privé. Zowel acties als inspiratie of ‘achtergrondinformatie’. Het mooie daarvan is dat je alles wat je in Trello zet, niet meer in je hoofd hoeft te bewaren. En dat geeft een hoop rust in je hoofd!

Benieuwd naar voorbeelden waar je Trello voor kan gebruiken? Stay tuned! Binnenkort maak ik een blog over voorbeelden van Trello borden.

Ik ben er heel blij mee dat het me gelukt is om m'n tijd en energie in te delen zoals het bij mij past en dat ik daardoor zoveel rust ervaar. Ik wil mijn inzichten daarover graag doorgeven, zodat anderen dit ook kunnen ervaren.